Bunlar Bir E-postayı Başlatmanın veya Bitirmenin En Vahşi Yolları

İş e-postalarınıza nasıl başlarsınız? Basit bir “Hey?” Yoksa “İyi günler” gibi resmi selamlaşmalardan mı hoşlanırsınız? veya “Selam, değil mi, güvenilir ve çok sevilen arkadaş?” Yoksa şu mutlak hayvanlardan biri misin? başlar—hiç ön sevişme olmadan mı? Kapanışa ne dersin? Sinir bozucu, “Şimdiden teşekkür ederim” diyenlerden misiniz? Yoksa daha çok, “Güle güle?”

Bilgisayar öncesi günlerde, bu bir soru olmazdı. İş yazışmaları için katı kurallar vardı: Mektubu “Sevgili, Bay Jenkins” ile başlattınız ve “Saygılarımla” ile bitirdiniz. Başka herhangi bir şey sizi bir komünist veya beatnik olarak işaretler.

Sonra e-posta sahneye çıktı. İlk başta, gayri resmi iş iletişimi için yaygın olarak kullanılıyordu – ciddi ticari işler hâlâ kağıda dökülüyordu. Ama şimdi kimse iş için mektup yazmıyor ve bizim için iletişim kurmanın daha gayri resmi yolları var. E-posta gri alanda. Günlük iş sözcükleri metin mesajları veya Slack aracılığıyla gönderilir ve e-posta daha “ciddi” işler için ayrılmıştır – ancak yine de tam olarak resmi değildir ve evrensel olarak kabul edilmiş herhangi bir kural yoktur. Bu, herkesin e-postaları istedikleri gibi başlatma ve bitirme özgürlüğüne sahip olmasını sağlar. Ama yine de yaptığımız seçimler için birbirimizi yargılıyoruz.

Buna göre çevrimiçi eğitim şirketi Preply.com’dan araştırma, Ankete katılanların %46’sı, bir iş arkadaşının ruh halini selamlamalarına ve oturumu kapatmalarına göre anlayabildiklerini söylüyor, ancak aynı kişilerin yalnızca üçte biri kendi e-postalarına nasıl başlayıp bitirdiklerini düşünüyor. En azından iş arkadaşlarınıza nasıl davrandığınızı anlayacak kadar, bunu düşünen insanlardan biri olmalısınız.

Çoğu insan iş e-postalarına nasıl başlar?

Ankete göre “Merhaba [NAME]”, iş e-postaları için en yaygın açılış şeklidir ve yanıt verenlerin %67’si bunu kullandıklarını söylüyor. Bu mantıklı. “Merhaba Gary” iş bağlamında güven vericidir. Aşırı derecede tanıdık veya aşırı resmi değildir ve iletişime neden olan dünyevi angaryaya başlamadan önce alıcının insanlığını kısaca kabul eder. “Merhaba Gary”, “Bu işte hepimiz birlikteyiz” diyor.

“İyi günler Gary” gibi bir selamlama (%19 ile ikinci en çok kullanılan) farklı bir mesaj gönderir. Dikkatinizi çeker, ama endişe verici bir şekilde. Yetkili biri yazmış gibi görünüyor ve sırada ciddi bir şey var. “İyi Öğleden Sonra Gary” ifadesinin ardından muhtemelen “TPS raporlarının durumu nedir? Salı günü dosyalanmaları gerekirdi. Şimdiden teşekkürler.”

İsimsiz “Hey” en az kullanılan e-posta selamlamasıdır ve bunun iyi bir nedeni vardır. “Merhaba”dan neden bu kadar farklı olduğunu tam olarak tanımlayamıyorum – Aynı anlama geliyor ve neredeyse aynı geliyor – ama “Hey” küçümseyici ve formalite icabı geliyor. Bu, hayal kırıklığına uğradığın birine söylediğin şeydir. E-postayı şununla başlatmalısın: bir şeyyani selamlamayı tamamen atlamak yerine, gönülsüz bir “Hey” ile gidiyorsunuz.

Çoğu insan iş e-postalarını nasıl sonlandırır?

Yanıt verenlerin dörtte üçünden fazlası bir e-postanın açılmasının kapanıştan daha önemli olduğunu düşünüyor. Eminim pek çok insan sondaki “Teşekkürler” kısmını atlıyor ama yine de okuyucu üzerinde bıraktığınız son izlenim bu. Çoğu insan bu izlenimi olabildiğince zararsız tutmak istiyor gibi görünüyor: %80’i basit bir “Teşekkür ederim” ifadesini kullandı. Bu muhtemelen çoğu e-posta için doğru imzadır – “Merhaba Gary” ile başlamak gibi, daha fazla ima olmaksızın paylaşılan insanlığın kısa bir kabulüdür.

“Saygılarımla” listenin en altında yer alıyor ve insanların yalnızca %16’sı bunu kullandı. Kulağa resmi geliyor, eski-moda ve garip bir şekilde kişisel. Bir iş e-postası bağlamında sarsıcı.

Ankete katılanların %41’i iş e-postalarını “şimdiden teşekkürler” ile bitirdiğini bildirdi. Bu, nezaketen ifade edilen bir emir gibi pasif-agresif görünebilir. E-posta okuyucuları da bunu böyle görme eğilimindedir. Ankete göre “şimdiden teşekkürler” üçüncü “en vahşi” imza olarak derecelendirildi.

E-postanın en vahşi açılıp kapanması: hiçbir şey

Mutlak en vahşi açılış ve kapanış aynıdır: Hiçbir şey. Hiç küçük bir selamlama veya oturumu kapatma yok; sadece hiçbir uyarı olmadan başlatmak ve mesaj bittiğinde bitirmek. İnsanların bazı durumlarda bunu neden itici bulduğunu anlıyorum—e-postayı alan kişiyi bir kişi olarak kabul etmemek incelikle başarısız oluyor—ama bana göre mesajı kimin gönderdiğine bağlı. Bazı iş arkadaşları minimalist, işine bağlı tiplerdir. Onlar için selamlaşmalar ve sonlar zaman kaybıdır. Ardından iki nokta üst üste gelen bir ad, yalnızca üçüncü sırada olsa bile çok daha “vahşidir”. liste (“merhaba”nın arkasında). Biriki nokta üst üste ile am Her zaman kim yazarsa yazsın mesaj gönderir. “Gary:” ile başlayan bir e-posta, “Sana zam yapıyoruz” ile bitmeyecek.

Emojiler ve ünlem işaretleri

İnsanların şaşırtıcı derecede yüksek bir yüzdesi (%58), iş e-postalarında emojilerin uygun olduğuna inanıyor. Her türlü iletişimde olduğu gibi, “doğru” hedef kitleye bağlıdır, ancak emojiler iş için fazla gayri resmi görünüyor. Metinlerde ve/veya Google Teams’de sorun yok, ancak iş e-postalarında çocukça geliyorlar. Normların değiştiğini biliyorum ama 2023’te kimsenin seni küçük görme ihtimali yok. Olumsuz bazı insanların, özellikle yaşlıların, o küçük kaka yapan adamı eklediğin için çocukça ve ciddi olmadığını düşünebileceği emojileri kullanmak. Artı, emojilerin anlamı yaşa ve kültüre bağlı olabilir, bu nedenle, mesajınızın istendiği gibi alınıp alınmadığını gerçekten bilemezsiniz.

Garip bir şekilde, insanların iş e-postalarında ünlem işaretlerinden çok emojileri onaylama olasılığı daha yüksektir. Ankete katılanların yüzde kırk sekizi, e-postaları yeniden okuduklarını ve ünlem işaretlerini kaldırdıklarını bildirdi. Ama %25 eklemek ünlem işaretleri. Toplayıcı mısınız yoksa çıkarıcı mısınız? Ben bir toplayıcıyım ve bundan nefret ediyorum. Yazdığım her şeyde ünlem işaretlerini idareli kullanıyorum, ancak bazen iş e-postasında resmi görünen cümleyi “yumuşatmak” zorunda hissediyorum. “Gary’nin emeklilik partisinden gerçekten keyif aldım!” yazmak daha samimi görünüyor. “Gary’nin emeklilik partisinden gerçekten keyif aldım” yerine. Ama bunu yaparken, “Ünlem işaretleri böyle olmaz” diye düşünüyorum. iş”

Hepimizin hemfikir olduğunu düşündüğüm bir şey var: E-postanızı “iPhone’umdan gönderildi” veya benzeri bir ifadeyle kapatmak iyi değil. Ankete katılanların yarısından biraz fazlası insanların buna tamamen son vermesini istiyor ve %65’i “Telefonumdan gönderildi, lütfen yazım hatalarını mazur görün.”